O fechamento do mês, em cinco etapas limpas.

Baixe o Kit do Fechamento do Mês, grátis.

Tudo o que está abaixo, pronto para imprimir: o checklist de uma página, um controle de fechamento para o escritório inteiro, a conferência das contas, mensagens prontas para cobrar documentos, uma lista de revisão e uma página para medir o seu fechamento. Nove páginas, grátis, e funciona com ou sem o QBuddy.

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Etapa 1 · Coletar.

• Baixe cada extrato bancário e de cartão assim que estiver disponível; não espere os lentos para começar os rápidos.
• Cobre os documentos que faltam com um lembrete padrão no dia 2, não com uma correria heroica no dia 8.
• Registre o que chegou numa lista de contas por cliente, para que uma conta faltando apareça agora, não na conciliação.

Etapa 2 · Lançar.

• Leve cada transação para o QuickBooks, Online ou qualquer versão Desktop, a partir dos extratos, não da memória nem só dos feeds.
• Classifique no plano de contas do cliente com as mesmas regras do mês passado. Consistência agora poupa tempo de revisão depois.
• Marque o que for realmente ambíguo para a revisão, em vez de adivinhar.

Etapa 3 · Conciliar.

• Confira cada conta: número de transações, total de créditos, total de débitos e saldo final contra o extrato.
• Investigue cada diferença até zerar. O “quase bate” do mês 1 vira um mistério no mês 6.
• Resolva com o cliente os itens pendentes antigos além do seu limite, não em silêncio.

Etapa 4 · Revisar.

• Compare a DRE e o balanço com o mês passado e o mesmo mês do ano passado; explique as variações antes que o cliente pergunte.
• Confira as marcações da etapa 2: empréstimos, transferências, retiradas do dono e tudo o que envolva folha ou impostos sobre vendas.
• Confirme que provisões, depreciação e lançamentos recorrentes foram registrados.

Etapa 5 · Entregar.

• Envie o pacote no mesmo dia em que a revisão termina: extratos conferidos, relatórios anexados, notas sobre o que for incomum.
• Registre a data do fechamento de cada cliente. A tendência dessa data é a saúde do seu escritório.
• Anote a única coisa que atrasou este fechamento e corrija antes do próximo.

Rode as mesmas cinco etapas para cada cliente, todo mês, por escrito. O checklist não existe para os meses fáceis; existe para que os difíceis fiquem iguaizinhos aos fáceis, só com mais extratos.