O feed diz o que chegou. O extrato diz o que aconteceu.
Usa o QuickBooks Online com o bank feed? Ele economiza digitação de verdade e é uma boa visão do dia a dia. O que ele não consegue é provar que tudo chegou, e essa é exatamente a parte pela qual o contador ou quem prepara o imposto responde.
O que o feed deixa de fora.
O QuickBooks não baixa nada mais antigo, nem o que ainda está pendente.1
Quanto uma transação já compensada pode levar para chegar ao QuickBooks.1
O feed não traz saldo inicial, saldo final nem quantidade de itens para conferir.5
O feed é cômodo, e a comodidade esconde os buracos. Veja o que a documentação dos próprios fornecedores diz:
O que ainda não chegou, ou já não chega
Itens pendentes e tudo com mais de 90 dias nunca chegam.1 Um mês que fecha no dia 31 não está completo no dia 31.
Um histórico definido pelo banco
Alguns bancos dão 90 dias e nenhum pendente; outros limitam pelo tipo de conta.2 O ano passado de um cliente novo costuma ficar fora do alcance.
Buracos silenciosos
O feed silencia quando o banco tem um erro ou o processamento atrasa.3 Nada no feed avisa que faltou uma semana.
Duplicidades e conta errada
Uma transação que muda de pendente para compensada pode chegar duas vezes.3 Feeds ativos ainda podem gerar demonstrações incorretas.4
Nada para bater
Conciliar no QuickBooks é conferir contra o saldo final do extrato.5 O extrato é a referência; o feed é uma cópia de parte dele.
Não é o que o fiscal pede
Quando a declaração de um cliente é examinada, o suporte é o extrato da conta, não o feed.6
Por que o extrato é o registro.
“Para a maioria das pequenas empresas, a conta corrente da empresa é a principal fonte dos lançamentos nos livros.”
O extrato traz tudo o que falta ao feed: o saldo inicial, os totais de depósitos e saques, a quantidade de itens e o saldo final. Um mês que bate com esses números é um mês que você pode assinar. Esse é o padrão exigido de quem prepara imposto, e é por isso que escritórios que usam feed ainda conciliam com o extrato todo mês.5
Todo mundo concorda que o extrato é o registro. O problema é colocá-lo no QuickBooks.
Digitar cada linha
O jeito mais confiável e a hora mais cara do escritório, todo mês, para cada cliente.
Preciso, e lentoPassar por um conversor
Sai uma planilha e a digitação recomeça: classificar, importar, corrigir, conferir. Comparamos isso aqui.
Barato, e pela metadeConfiar só no feed
Cômodo, até o mês em que o feed perdeu uma semana. O registro e os livros só se encontram na conciliação, se alguém tiver tempo.
Fácil, e sem provaA facilidade do feed. A confiabilidade do extrato. E mais.
E se o extrato fosse tão fácil de usar quanto o feed? Esse é o QBuddy. Envie o PDF ou o CSV e ele lê cada transação, inclusive os cheques, a partir do documento que o banco assina embaixo. Depois vai além do feed e da digitação:
Todo total provado antes de qualquer lançamento
O QBuddy compara o que leu com os créditos, débitos e saldo final do próprio extrato. Se não batem, ele para e mostra onde. O feed não consegue fazer isso: nunca teve os totais.
O beneficiário e o memo, não só CHECK 3051
O QBuddy lê as imagens dos cheques no extrato, e cada cheque chega com quem foi pago e pelo quê.
Regras que seguem cada cliente
Criadas uma vez, no plano de contas daquele cliente. Todo extrato seguinte chega classificado, e uma regra que serve para outro cliente pode ser reaproveitada nele.
Qualquer banco, qualquer período
O extrato existe para toda conta e todo mês, inclusive os que o feed nunca alcançou.
Um clique para o QuickBooks
QuickBooks Online ou qualquer versão Desktop, escolhido por cliente. Sem arquivos de importação.
O escritório numa tela
Extratos, clientes, quem fez o quê, e um relatório de ROI nos seus minutos e no seu custo por hora.
As telas desta página são do QBuddy com uma empresa de exemplo e dados inventados.
Três jeitos de colocar um mês no QuickBooks.
| Bank feed | Digitando o extrato | QBuddy | |
|---|---|---|---|
| Fonte | O fluxo de dados do banco, como chega | O extrato | O extrato |
| Mês completo | Pendentes, antigas e atrasadas podem faltar | Completo, se ninguém pular uma linha | Completo, e provado contra os totais do banco |
| Histórico | Definido pelo banco, muitas vezes 90 dias | Qualquer período | Qualquer período |
| Saldos para conferir | Nenhum | Na página, conferidos à mão | Conferidos automaticamente antes de lançar |
| Cheques manuscritos | Uma linha escrita CHECK | Lidos e digitados por uma pessoa | Beneficiário e memo lidos da imagem |
| Esforço por extrato | Baixo | Horas | Minutos, a equipe só revisa |
| Destino | Principalmente QuickBooks Online | Qualquer um, digitado à mão | QuickBooks Online e todas as versões Desktop, um clique |
Fique com o feed. Feche pelo extrato.
Use o feed para
- Uma olhada rápida nas contas no dia a dia
- Pegar um valor grande entre um fechamento e outro
- Clientes que gostam de ver o movimento cedo
Use o QBuddy a partir do extrato para
- Os livros oficiais, batidos com o banco
- Toda conta e todo mês que o feed não alcança
- Regularizações e o ano anterior de um cliente novo
- O mês que você assina e a declaração que você entrega
De onde vem cada afirmação.
Cada número desta página aponta para cá. Cada fonte abre a página original numa nova aba.
- quickbooks.intuit.comIntuit · QuickBooks help: Find missing downloaded transactions
O QuickBooks não baixa transações pendentes nem com mais de 90 dias, e elas podem levar até 48 horas para chegar. No original: “QuickBooks doesn't download pending transactions or transactions older than 90 days.”
- plaid.comPlaid · Transactions documentation
Quanto do histórico chega depende de cada instituição: algumas fornecem só 90 dias e nenhuma transação pendente; outras limitam o histórico pelo tipo de conta.
- plaid.comPlaid · Transactions troubleshooting
Transações podem faltar quando a instituição está com erro ou o processamento atrasa, e uma transação atualizada, modificada ou lançada pode aparecer de novo como outra transação. No original: “the institution is experiencing an error”.
- polaristaxandaccounting.comPolaris Tax and Accounting · Why QuickBooks bank feeds create problems
Um arquivo do QuickBooks pode ter bank feeds ativos e ainda gerar demonstrativos errados; as duplicidades costumam surgir quando alguém lança uma transação à mão e depois aceita a mesma pelo feed. No original: “A QuickBooks file can have active bank feeds and still produce inaccurate financial statements.”
- quickbooks.intuit.comIntuit · QuickBooks help: Reconcile an account in QuickBooks Online
Conciliar compara as transações do QuickBooks com o extrato da conta, usando o saldo final e a data final do extrato, até a diferença chegar a zero.
- irs.govIRS · What kind of records should I keep
Para a maioria das pequenas empresas, a conta corrente da empresa é a principal fonte dos lançamentos nos livros, e os extratos estão entre os documentos que comprovam despesas. No original: “For most small businesses, the business checking account is the main source for entries in the business books.”
Mostre um mês que o feed errou.
Agende uma demo de 15 minutos e traga esse extrato. Rodamos ao vivo e batemos com o banco.
