El feed te dice qué llegó. El extracto te dice qué pasó.
¿Usas QuickBooks Online con el bank feed? Ahorra tecleo de verdad y es una buena vista del día a día. Lo que no puede es probar que llegó todo, y esa es justo la parte por la que responde el contador o quien prepara impuestos.
Lo que el feed deja fuera.
QuickBooks no descarga nada más antiguo, ni lo que sigue pendiente.1
Lo que puede tardar una transacción ya aplicada en llegar a QuickBooks.1
El feed no trae saldo inicial, saldo final ni cantidad de movimientos para verificar.5
El feed es cómodo, y la comodidad esconde los huecos. Esto dice la documentación de los propios proveedores:
Lo que todavía no llega, o ya no llega
Lo pendiente y todo lo que tenga más de 90 días nunca llega.1 Un mes que cierra el 31 no está completo el 31.
Un historial que define el banco
Algunos bancos dan 90 días y ningún pendiente; otros limitan por tipo de cuenta.2 El año pasado de un cliente nuevo suele quedar fuera de alcance.
Huecos silenciosos
El feed se calla cuando el banco tiene un error o el procesamiento se retrasa.3 Nada en el feed avisa que falta una semana.
Duplicados y cuenta equivocada
Una transacción que cambia de pendiente a aplicada puede llegar dos veces.3 Con feeds activos se pueden producir estados incorrectos.4
Nada contra qué cuadrar
Conciliar en QuickBooks es verificar contra el saldo final del extracto.5 El extracto es la referencia; el feed es una copia de parte de él.
No es lo que pide el auditor
Cuando se revisa la declaración de un cliente, el respaldo es el extracto de la cuenta, no el feed.6
Por qué el extracto es el registro.
“Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta de cheques del negocio es la fuente principal de los asientos en los libros.”
El extracto trae todo lo que le falta al feed: el saldo inicial, los totales de depósitos y retiros, la cantidad de movimientos y el saldo final. Un mes que cuadra con esos números es un mes que puedes firmar. Ese es el estándar que se le exige a quien prepara impuestos, y por eso los despachos que usan feed siguen conciliando contra el extracto cada mes.5
Todos coinciden en que el extracto es el registro. El problema es meterlo en QuickBooks.
Teclear cada línea
La forma más fiable y la hora más cara del despacho, cada mes, para cada cliente.
Preciso, y lentoPasarlo por un conversor
Sale una hoja de cálculo y el tecleo vuelve a empezar: clasificar, importar, corregir, cuadrar. Lo comparamos aquí.
Barato, y a mediasConfiar solo en el feed
Cómodo, hasta el mes en que el feed perdió una semana. El registro y los libros solo se encuentran en la conciliación, si alguien tiene tiempo.
Fácil, y sin pruebaLa facilidad del feed. La fiabilidad del extracto. Y algo más.
¿Y si el extracto fuera tan fácil de usar como el feed? Eso es QBuddy. Envía el PDF o el CSV y él lee cada transacción, incluidos los cheques, desde el documento que el banco respalda. Luego va más allá del feed y del tecleo:
Cada total, probado antes de registrar
QBuddy compara lo que leyó con los créditos, débitos y saldo final del propio extracto. Si no coinciden, se detiene y te muestra dónde. El feed no puede hacerlo: nunca tuvo los totales.
El beneficiario y el memo, no solo CHECK 3051
QBuddy lee las imágenes de los cheques del extracto, y cada cheque llega con a quién se pagó y por qué.
Reglas que siguen a cada cliente
Se crean una vez, en el catálogo de cuentas de ese cliente. Cada extracto siguiente llega clasificado, y una regla que sirve para otro cliente se reutiliza ahí.
Cualquier banco, cualquier periodo
El extracto existe para cada cuenta y cada mes, incluidos los que el feed nunca alcanzó.
Un clic hacia QuickBooks
QuickBooks Online o cualquier versión Desktop, elegido por cliente. Sin archivos de importación.
El despacho en una pantalla
Extractos, clientes, quién hizo qué, y un reporte de ROI con tus minutos y tu costo por hora.
Las pantallas de esta página son de QBuddy con una empresa de ejemplo y datos inventados.
Tres formas de meter un mes en QuickBooks.
| Bank feed | Tecleando el extracto | QBuddy | |
|---|---|---|---|
| Fuente | El flujo de datos del banco, como llega | El extracto | El extracto |
| Mes completo | Pueden faltar pendientes, antiguas y retrasadas | Completo, si nadie se salta una línea | Completo, y probado contra los totales del banco |
| Historial | Lo define el banco, a menudo 90 días | Cualquier periodo | Cualquier periodo |
| Saldos para cuadrar | Ninguno | En la página, verificados a mano | Verificados automáticamente antes de registrar |
| Cheques manuscritos | Una línea que dice CHECK | Leídos y tecleados por una persona | Beneficiario y memo leídos de la imagen |
| Esfuerzo por extracto | Bajo | Horas | Minutos, tu equipo solo revisa |
| Destino | Sobre todo QuickBooks Online | Cualquiera, tecleado a mano | QuickBooks Online y todas las versiones Desktop, un clic |
Conserva el feed. Cierra desde el extracto.
Usa el feed para
- Una mirada rápida a las cuentas en el día a día
- Detectar un monto grande entre cierres
- Clientes a los que les gusta ver el movimiento pronto
Usa QBuddy desde el extracto para
- Los libros oficiales, cuadrados con el banco
- Cada cuenta y cada mes que el feed no alcanza
- Puestas al día y el año anterior de un cliente nuevo
- El mes que firmas y la declaración que presentas
De dónde sale cada afirmación.
Cada número de esta página apunta aquí. Cada fuente abre la página original en una pestaña nueva.
- quickbooks.intuit.comIntuit · QuickBooks help: Find missing downloaded transactions
QuickBooks no descarga transacciones pendientes ni de más de 90 días, y pueden tardar hasta 48 horas en llegar. En el original: “QuickBooks doesn't download pending transactions or transactions older than 90 days.”
- plaid.comPlaid · Transactions documentation
Cuánto historial llega depende de cada institución: algunas ofrecen solo 90 días y ninguna transacción pendiente; otras limitan el historial según el tipo de cuenta.
- plaid.comPlaid · Transactions troubleshooting
Pueden faltar transacciones cuando la institución tiene un error o el procesamiento se retrasa, y una transacción actualizada, modificada o registrada puede aparecer otra vez como otra transacción. En el original: “the institution is experiencing an error”.
- polaristaxandaccounting.comPolaris Tax and Accounting · Why QuickBooks bank feeds create problems
Un archivo de QuickBooks puede tener bank feeds activos y aun así producir estados financieros incorrectos; los duplicados suelen aparecer cuando alguien registra una transacción a mano y luego acepta la misma desde el feed. En el original: “A QuickBooks file can have active bank feeds and still produce inaccurate financial statements.”
- quickbooks.intuit.comIntuit · QuickBooks help: Reconcile an account in QuickBooks Online
Conciliar compara las transacciones de QuickBooks con el extracto de la cuenta, usando el saldo final y la fecha final del extracto, hasta que la diferencia sea cero.
- irs.govIRS · What kind of records should I keep
Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta de cheques del negocio es la fuente principal de los registros en los libros, y los extractos están entre los documentos que respaldan los gastos. En el original: “For most small businesses, the business checking account is the main source for entries in the business books.”
Muéstranos un mes que el feed registró mal.
Agenda una demo de 15 minutos y trae ese extracto. Lo corremos en vivo y lo cuadramos con el banco.
