Teclear extractos funciona. Y también es la forma más cara de hacerlo.
La mayoría de los despachos todavía lleva los extractos a los libros igual: una persona lee cada línea y la teclea. Es confiable, no requiere configuración y se come, sin hacer ruido, las horas que más importan.
Teclear un extracto nunca es solo teclear.
Quien lo hace lee cada transacción, decide qué es, encuentra la cuenta correcta, teclea la fecha, el beneficiario, el concepto y el monto, y luego repite todo en la línea siguiente. Cuando el extracto es un escaneo, o los cheques del cliente son manuscritos, leer ya es la mitad del trabajo. Al terminar, alguien todavía tiene que comprobar que el mes cuadra con el banco.
Nada de eso requiere criterio. El criterio aparece después: en la revisión, en las dudas de clasificación y en la asesoría al cliente. El tecleo es la parte de en medio, y es la que se come las noches en temporada alta.
Tecleo manual y QBuddy, línea por línea.
| Tecleo manual | QBuddy | |
|---|---|---|
| Quién hace el trabajo | Alguien del equipo, línea por línea | QBuddy lee, clasifica y registra; tu equipo revisa |
| Cheques manuscritos | Descifrados y tecleados a mano | Leídos de las imágenes de los cheques, con beneficiario y concepto |
| Clasificación | Depende de quién teclea ese día | Tus reglas en el plan de cuentas de cada cliente, siempre igual |
| Verificación | Un cuadre manual al final, si hay tiempo | BalanceProof comprueba cantidad, créditos, débitos y saldo final antes |
| Destino | Tecleado directo en QuickBooks | QuickBooks Online o cualquier versión Desktop, con un clic |
| Temporada alta | El cuello de botella crece con la pila | El mismo extracto toma los mismos minutos en abril que en julio |
Dónde el tecleo manual todavía gana.
Volúmenes muy pequeños. Si todo el despacho teclea veinte transacciones al mes, el esfuerzo de cambiar algo puede no compensar. El tecleo manual tampoco requiere ninguna configuración, y para un documento raro y único, una persona sigue siendo la lectora más flexible que hay.
La cuenta cambia cuando crece el volumen. Pon tus propios números en la calculadora de costo, horas por semana y tu costo promedio por hora, y mira lo que el tecleo le cuesta a tu despacho al año. Nada de estadísticas del sector, solo tus datos.
Míralo con tus propios extractos.
Agenda una demo de 15 minutos y trae el extracto más desordenado que tengas. Lo corremos en vivo.
