Digitar extratos funciona. E também é o jeito mais caro de fazer isso.
A maioria dos escritórios ainda leva os extratos para os livros do mesmo jeito: uma pessoa lê cada linha e digita. É confiável, não exige configuração e consome, sem alarde, as horas que mais importam.
Digitar um extrato nunca é só digitar.
Quem faz lê cada transação, decide o que é, encontra a conta certa, digita a data, o beneficiário, a descrição e o valor, e depois repete tudo na linha seguinte. Quando o extrato é uma digitalização, ou os cheques do cliente são manuscritos, ler já é metade do trabalho. No fim, alguém ainda precisa conferir se o mês bate com o banco.
Nada disso exige julgamento. O julgamento aparece depois: na revisão, nas dúvidas de classificação e no aconselhamento ao cliente. A digitação é a parte do meio, e é ela que engole as noites na alta temporada.
Digitação manual e QBuddy, linha a linha.
| Digitação manual | QBuddy | |
|---|---|---|
| Quem faz o trabalho | Alguém da equipe, linha a linha | O QBuddy lê, classifica e lança; sua equipe revisa |
| Cheques manuscritos | Decifrados e digitados à mão | Lidos das imagens dos cheques, com beneficiário e descrição |
| Classificação | Depende de quem está digitando no dia | Suas regras no plano de contas de cada cliente, sempre do mesmo jeito |
| Verificação | Uma conferência manual no fim, se der tempo | O BalanceProof confere contagem, créditos, débitos e saldo final antes |
| Destino | Digitado direto no QuickBooks | QuickBooks Online ou qualquer versão Desktop, com um clique |
| Alta temporada | O gargalo cresce com a pilha | O mesmo extrato leva os mesmos minutos em abril e em julho |
Onde a digitação manual ainda vence.
Volumes muito pequenos. Se o escritório inteiro digita vinte transações por mês, o esforço de mudar qualquer coisa pode não compensar. A digitação manual também não exige nenhuma configuração, e, para um documento estranho e único, uma pessoa ainda é a leitora mais flexível que existe.
A conta muda quando o volume cresce. Coloque os seus números na calculadora de custo, horas por semana e o seu custo médio por hora, e veja quanto a digitação custa ao seu escritório por ano. Nada de estatísticas do setor, só os seus dados.
Veja com os seus próprios extratos.
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