Regras que se escrevem sozinhas. A palavra final continua sendo sua.
O primeiro mês de um cliente novo é o mês mais lento que o QBuddy tem: cada linha do extrato espera por uma pessoa. O Smart Categorize agrupa essas linhas por beneficiário, sugere a conta de cada um com o motivo e transforma as que você aceita em regras com um clique. No mês seguinte, as mesmas linhas chegam azuis.
O mês mais lento é o primeiro.
Todo escritório conhece o momento. Um cliente novo assina, o primeiro extrato chega e cada linha da revisão está branca: ainda sem regra. Alguém precisa decidir, linha por linha, para onde vão duzentas transações, e depois escrever as regras uma a uma para o mês seguinte ser mais fácil. Quem conhece o cliente está ocupado, e quem acabou de chegar ainda não sabe que SiteOne é material de paisagismo e Sysco é custo de alimentos.
- 24 linhas ainda sem regra
É nesse primeiro mês que as horas de implantação vão embora, e é ele que decide como serão todos os meses seguintes. Ele aparece em quatro lugares:
O cliente novo
Nenhuma regra, só linhas brancas, e quem conhece o cliente está ocupado.
O atrasado
Doze meses do cliente da caixa de sapatos, e cada linha é uma decisão.
As regras em que ninguém confia
Escritas por alguém que já saiu, lançando na conta errada há anos.
Quem acabou de chegar
Sabe contabilidade, mas não conhece os beneficiários dos seus clientes.
Três etapas. O primeiro mês, feito.
O Smart Categorize fica na revisão: um botão azul com a contagem de linhas sem regra, ou um clique com o botão direito na revisão. Três etapas, e o primeiro mês está feito.
Agrupar e sugerir
Clique em Smart Categorize na revisão. O QBuddy agrupa as linhas sem regra por beneficiário, consulta primeiro as regras do seu próprio escritório, depois como empresas parecidas com esse cliente costumam classificar cada beneficiário, e pergunta à IA sobre o resto. Cada resposta é conferida com o plano de contas do próprio cliente.
O trabalho roda no servidor do QBuddy, então você pode fechar a janela e voltar depois: as sugestões esperam por você.
Revisar com o motivo
Uma linha por beneficiário: a conta sugerida, de onde veio e o grau de confiança. Clique numa linha para ver as transações e o motivo, por escrito. Mude a conta, a palavra-chave, o fornecedor ou o cliente antes de aplicar; uma linha que você muda mostra You.
Cada sugestão traz um grau de confiança, High, Medium ou Low, e Low nunca vem marcada por você. Uma conta nova só é proposta quando nada no plano de contas serve, e ela aparece marcada como nova.
- De onde veio, qual a confiança
- O motivo, por escrito
- Um clique cria as regras
Um clique cria todas as regras
Antes de qualquer mudança, o QBuddy mostra exatamente o que vai acontecer: as regras novas, os fornecedores ou clientes novos que ele cria primeiro no QuickBooks e os beneficiários que ficam como estão. Aplique, e o extrato é conferido de novo na hora.
No mês seguinte, os mesmos beneficiários chegam azuis e se lançam sozinhos. O tempo poupado se acumula.
- Um clique desfaz tudo
Um extrato de exemplo de um cliente inventado, na nossa máquina de testes, com as sugestões prontas em segundos. Cada extrato é diferente; as telas acima são desse extrato.
Primeiro o seu escritório. Depois o que os escritórios concordam. Depois a IA.
Não é uma máquina de palpites. É a memória do seu escritório, com ajuda para as lacunas, numa ordem fixa de confiança. A coluna From de cada linha diz quem respondeu.
- Your firm
O que o seu escritório já decidiu
As suas próprias regras deste cliente e dos seus outros clientes vêm primeiro. Se o seu escritório já tem uma resposta, ela é a sugestão.
- Common practice
Aquilo em que os escritórios concordam
Como empresas parecidas com esse cliente costumam classificar um beneficiário. Um beneficiário e a sua conta só entram quando dois ou mais escritórios concordam, e a lista é refeita toda noite.
- AI
Ajuda para as lacunas
Para os beneficiários que ninguém tem em regra, a IA sugere uma conta do plano do próprio cliente, com o motivo. Onde a prática comum responde, a IA dá uma segunda opinião ao lado. Ela nunca lança nada.
- You
A palavra final
Mude qualquer sugestão e a linha mostra You. Nada é definitivo até alguém do seu escritório aplicar.
regras escritas por escritórios contábeis no QBuddy: a experiência por trás de Your firm e Common practice
beneficiários que a prática comum conhece, refeita toda noite
escritórios precisam concordar na conta de um beneficiário para a prática comum guardá-la. Nunca um escritório, um cliente, um valor ou uma data.
- Prática comum, com a resposta da IA ao lado
- O motivo
Ele sugere. Você decide. Sempre.
O Smart Categorize nunca lança nada e nunca muda uma regra sozinho. Ele prepara; o seu escritório decide.
Nada muda antes de você aplicar
Marque, desmarque, edite. Finish later guarda cada marcação, e nada chega às suas regras nem ao QuickBooks antes de alguém do seu escritório aplicar.
Você vê o porquê
Cada linha mostra de onde veio a sugestão, o grau de confiança e o motivo, em palavras simples.
Desfaça a sessão inteira
Cada sessão do Smart é um único registro no histórico de regras do cliente. Undo its whole session volta cada regra como estava, e uma mudança feita depois nunca é sobrescrita.
Cada mudança registrada
A aba History da janela de regras lista cada mudança nas regras de um cliente: quando, quem e o quê.
O plano de contas continua seu
Uma conta nova só é proposta quando nada no plano serve, aparece marcada como nova e só é criada se você marcar.
Um administrador pode desligar
Incluído para todo escritório. Cada pessoa aceita os termos na primeira vez, e um administrador pode desligá-lo para o escritório inteiro a qualquer momento.
As regras que você já tem merecem uma segunda olhada.
Há três anos alguém escreveu uma regra que manda a Shell Oil para Meals and Entertainment. Ela lança lá todo mês desde então. O Second Opinion diz Gas and fuel, e mostra o porquê.
Clique com o botão direito num extrato e escolha Second opinion on the rules. O QBuddy coloca cada regra que esse cliente já tem ao lado do que a prática comum e a IA sugerem, primeiro as que divergem, e marca o resto como Same as your rule. Você muda só as que escolher; nada muda antes de você aplicar, e um clique desfaz.
- A sua regra hoje, ao lado da sugestão
- O motivo
- 2 divergem: a sua regra e a sugestão
- 18 iguais
Controle de qualidade, sem ler cada regra
Uma segunda olhada nas regras de cada cliente, com as que divergem primeiro e Same as your rule no resto.
Traga as suas regras antigas. Elas serão conferidas.
As regras que você traz recebem uma segunda olhada no primeiro dia, para que anos de hábitos não entrem no QBuddy sem revisão. O Smart Categorize também pode conferir as regras que um extrato já usa, listadas à parte em Your existing rules.
Diga ao QBuddy o que o cliente faz. Uma vez.
As sugestões seguem o ramo de atividade. Para um paisagista, SiteOne é material; para um restaurante, Sysco é custo de alimentos. Você diz ao QBuddy o que o cliente faz uma vez, escolhendo da lista ou com as suas palavras, e o ramo fica guardado com o cliente.
Para mudar depois, clique em Change ao lado do ramo na página do cliente, ou em All clients para ver e mudar o ramo de todos os clientes de uma vez. Os ramos que o seu escritório cria só aparecem para o seu escritório.
A página do cliente: o ramo, com Change, Smart Start e All clients ao lado. Cliente de exemplo.
O plano de contas de um cliente novo, pronto no primeiro dia.
O Smart Start propõe as contas que esse tipo de empresa costuma ter e que faltam no plano do cliente, cada uma com o porquê. Desmarque o que o cliente não precisa; o resto é criado no QuickBooks com um clique, e nada mais muda. Contas que já estão no plano nunca são propostas duas vezes, e o Smart Categorize tem as contas certas para sugerir desde o primeiro extrato.
O que sai do QBuddy, e o que nunca sai.
O nome do seu cliente, os números de conta e o nome do seu escritório nunca saem do QBuddy. O que é enviado é usado para responder, nunca para treinar IA.
Nunca sai do QBuddy
O nome do seu cliente, os números das contas bancárias e o nome do seu escritório.
O que o serviço de IA recebe
Só o necessário para sugerir uma conta: a descrição, o valor e a data das transações sobre as quais ela é consultada, o ramo do cliente e os nomes das contas do cliente no QuickBooks.
Nunca usado para treinar IA
O que é enviado é usado para responder, nunca para treinar IA.
A prática comum não guarda cliente
Só aquilo em que dois ou mais escritórios concordam: um beneficiário e uma categoria de conta. Nunca um escritório, um cliente, um valor ou uma data, e nada disso vai para nenhuma IA.
Cada pessoa do seu escritório aceita os termos do Smart Categorize na primeira vez, e um administrador pode desligá-lo para o escritório inteiro a qualquer momento. Os detalhes estão na nossa Política de Privacidade.
O que os escritórios perguntam primeiro.
Não confio em IA nos meus livros.
Nós também não, e é por isso que ela nunca lança nada. Ela sugere; você decide. As regras do seu próprio escritório vêm primeiro, a IA só responde o que ninguém tem em regra, e cada mudança fica registrada e pode ser desfeita.
E os dados dos meus clientes?
O nome do seu cliente, os números de conta e o nome do seu escritório nunca saem do QBuddy. O que é enviado nunca é usado para treinar IA. A prática comum guarda só aquilo em que dois ou mais escritórios concordam, nunca um escritório, um cliente, um valor ou uma data.
O QuickBooks Online já tem regras bancárias.
As regras bancárias você escreve uma a uma, empresa por empresa, do zero. O Smart Categorize escreve para você, para o extrato inteiro, no QuickBooks Online e em todas as versões Desktop para Windows, a partir da experiência do seu escritório com todos os clientes.
Ele vai bagunçar o meu plano de contas?
Não. Ele só propõe uma conta nova quando nada no plano serve, avisa com a marca de nova e não cria nada que você não marcou.
Tem custo extra?
Não. O Smart Categorize está incluído para todo escritório.
Funciona no QuickBooks Desktop?
Sim. QuickBooks Online e todas as versões Desktop para Windows, inclusive clientes com lançamentos de diário.
Posso mudar de ideia?
Sim. Cada sessão do Smart é um único registro no histórico de regras do cliente, e Undo its whole session volta cada regra como estava. Uma mudança feita depois nunca é sobrescrita.
Somos obrigados a usar?
Não. Nada acontece até alguém clicar em Smart Categorize, e um administrador pode desligá-lo para o escritório inteiro a qualquer momento.
Leia a seguir
Cada beneficiário. Uma conta sugerida. Um motivo. A decisão é sua.
Agende uma demo de 15 minutos e veja o Smart Categorize transformar as linhas brancas de um cliente novo em regras, ao vivo, no QuickBooks Online ou em qualquer versão Desktop para Windows.
