Cheques manuscritos, sem dor de cabeça.
Todo escritório tem aquele cliente: o talão cheio de cheques manuscritos, as digitalizações tortas, o beneficiário que pode ser dois nomes diferentes. Veja por que essa entrada é tão lenta e como lidar com ela em volume.
Por que a letra à mão quebra os atalhos de sempre.
A maioria dos atalhos de entrada de dados supõe texto impresso: os feeds bancários ignoram o papel, as exportações em CSV só existem para o lado eletrônico, e as ferramentas genéricas de extração foram feitas para letra de forma, não cursiva. Um cheque manuscrito derrota todos de uma vez. Sobra o fluxo mais antigo da profissão: uma pessoa, uma digitalização, um botão de zoom e um palpite sobre se aquilo é “Alvarez” ou “Alvarado”.
O custo não é só a leitura. Os itens manuscritos se concentram justamente nas contas que pedem cuidado, pagamentos a prestadores, aluguel, transações do dono, então um beneficiário lido errado não é um erro de digitação, é uma classificação errada que sobrevive até alguém questionar a DRE.
O que realmente ajuda, com qualquer ferramenta.
Use as imagens de cheque do próprio extrato
Consistentes, datadas e casadas com os valores: uma entrada muito melhor do que uma caixa de digitalizações soltas.
Valores primeiro, beneficiários depois
O valor e o número do cheque batem com o extrato mesmo quando a letra não ajuda. Feche a conta primeiro, depois resolva os nomes.
Uma lista de beneficiários por cliente
Os mesmos vinte nomes se repetem. Uma lista fixa, com as manias de grafia do cliente, transforma adivinhação em correspondência.
Agrupe
Ler letra à mão tem um custo de aquecimento. Dez cheques de uma vez rendem mais que dez cheques em dez interrupções.
Uma lista curta de exceções
Dois ou três itens realmente ilegíveis por mês são uma pergunta para o cliente, não uma tarde de perícia.
Revise, não leia
Em volume, a pessoa deve conferir a leitura, não fazê-la.
Em volume, a leitura precisa sair das mãos da pessoa.
Os passos acima tornam o fluxo manual mais humano. Não o fazem crescer. Depois de certo volume, a única solução real é a pessoa deixar de ser a leitora e virar a revisora.
Cada cheque chega com o beneficiário e a descrição
O QBuddy lê cheques manuscritos junto com o resto do extrato, casa cada um com os números do próprio extrato, classifica pelas suas regras e prova o mês com o BalanceProof antes de lançar no QuickBooks Online ou em qualquer versão Desktop.
As telas desta página são do QBuddy com uma empresa de exemplo e dados inventados.
Um autoteste rápido.
Conte quantos minutos a sua equipe gastou no mês passado lendo letra à mão. Se a resposta for “ninguém controla isso”, essa é a resposta: o tempo está escondido dentro do fechamento. Cronometre uma vez, para um cliente, e você saberá se as dicas manuais deste guia bastam ou se a própria leitura precisa sair.
Veja com os seus próprios extratos.
Agende uma demo de 15 minutos e traga o extrato mais bagunçado que você tiver. Rodamos ao vivo.
