A planilha parece automação. É trabalho manual, rearrumado.
Ninguém digita valores, então parece automático. Olhe os passos: exportar ou digitar numa planilha, limpar, mapear colunas, importar e depois corrigir o que a importação estragou. Cada passagem é uma chance de erro silencioso.
O fluxo do passo do meio.
Tirar os dados
Baixar um CSV se o banco oferecer, ou digitar as linhas numa planilha quando não oferece. Digitalizações e cheques manuscritos sempre significam digitar.
Limpar
Formatos de data, sinais de débito e crédito, colunas separadas, linhas de cabeçalho perdidas.
Classificar cada linha
Normalmente com uma mistura de fórmulas, abas de consulta e edições à mão, por cliente.
Mapear as colunas
Para o formato de importação que o QuickBooks espera, que é diferente no Online e no Desktop.
Importar, corrigir, importar de novo
Ler o relatório de erros, corrigir o que foi rejeitado, rodar de novo.
Conferir o mês
Conferir o mês com o extrato, porque nenhum dos passos acima provou nada.
Cada passo é pequeno. Juntos, são uma tarde inteira, e cada passagem entre eles é uma chance de erro silencioso: um sinal invertido, uma linha perdida, uma data lida ao contrário.
Importação por planilha e QBuddy.
| Planilha + importação de CSV | QBuddy | |
|---|---|---|
| Passos até os livros | Cinco ou seis, cada um com o seu jeito de falhar | Um: entregar o extrato ao QBuddy |
| Digitalizações e cheques | Digitados à mão na planilha primeiro | Lidos direto, junto com todo o resto |
| Classificação | Abas de fórmulas e edições à mão por cliente | Seu plano de contas e suas regras, aplicados com consistência |
| Erros | Sinais invertidos, linhas perdidas, formatos de data, mapeamento | O BalanceProof confere os totais com o banco antes de lançar |
| Formatos de importação | Diferentes no Online e no Desktop | Lança no QuickBooks Online e em todas as versões Desktop |
Onde a planilha ainda merece o seu lugar.
Planilhas são imbatíveis para análise: recortar um ano de transações, montar um cronograma, responder a uma pergunta pontual. Mantenha-as para isso. Esta comparação trata só da entrada de dados, levar transações limpas e verificadas para o QuickBooks, onde a planilha é um desvio, não um destino.
Veja com os seus próprios extratos.
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