El cierre de mes, en cinco etapas limpias.

Descarga gratis el Kit del Cierre de Mes.

Todo lo de abajo, listo para imprimir: el checklist de una página, un control de cierre para todo el despacho, el cuadre de cuentas, mensajes listos para pedir documentos, una lista de revisión y una página para medir tu cierre. Nueve páginas, gratis, y funciona con o sin QBuddy.

Descargar el kit gratis

Etapa 1 · Reunir.

• Descarga cada extracto bancario y de tarjeta en cuanto esté disponible; no esperes a los lentos para empezar con los rápidos.
• Pide los documentos que faltan con un recordatorio estándar el día 2, no con una carrera heroica el día 8.
• Anota lo que llegó contra una lista de cuentas por cliente, para que una cuenta faltante aparezca ahora, no en la conciliación.

Etapa 2 · Registrar.

• Lleva cada transacción a QuickBooks, Online o cualquier versión Desktop, desde los extractos, no de memoria ni solo de los feeds.
• Clasifica en el plan de cuentas del cliente con las mismas reglas del mes pasado. La consistencia ahora ahorra tiempo de revisión después.
• Marca lo que sea realmente ambiguo para la revisión, en lugar de adivinar.

Etapa 3 · Conciliar.

• Cuadra cada cuenta: número de transacciones, total de créditos, total de débitos y saldo final contra el extracto.
• Investiga cada diferencia hasta cero. El “casi cuadra” del mes 1 se vuelve un misterio en el mes 6.
• Resuelve con el cliente las partidas pendientes antiguas más allá de tu límite, no en silencio.

Etapa 4 · Revisar.

• Compara el estado de resultados y el balance con el mes pasado y el mismo mes del año pasado; explica las variaciones antes de que el cliente pregunte.
• Revisa las marcas de la etapa 2: préstamos, transferencias, retiros del dueño y todo lo que toque nómina o impuestos sobre ventas.
• Confirma que las provisiones, la depreciación y los asientos recurrentes estén registrados.

Etapa 5 · Entregar.

• Envía el paquete el mismo día en que termina la revisión: extractos cuadrados, reportes adjuntos, notas sobre lo inusual.
• Anota la fecha de cierre de cada cliente. La tendencia de esa fecha es la salud de tu despacho.
• Escribe lo único que retrasó este cierre y corrígelo antes del siguiente.

Corre las mismas cinco etapas para cada cliente, cada mes, por escrito. El checklist no está para los meses fáciles; está para que los difíciles se vean exactamente igual que los fáciles, solo con más extractos.